KMO's kunnen hun interne of externe communicatie en bedrijfsprocessen verbeteren via een intranet of extranet. Dit is een efficiënte en rendabel manier om informatie te verspreiden onder de juiste mensen via een privé internet. Een intranet of extranet vormt een van het publieke internet gescheiden website, dewelke enkel bereikbaar is voor interne medewerkers (intranet) of externe partijen (extranet).
 
  • Een intranet stimuleert en centraliseert de communicatie en samenwerking binnen een bedrijf.
  • Een extranet stimuleert, op een gecontroleerde wijze, de samenwerking tussen een bedrijf en de buitenwereld.
  • Intranet en extranet voorzien de gebruikers van een brede waaier aan uiterst handige hulpmiddelen zoals het opvolgen van bestellingen, facturatie, gebruikersgegevens, forums, inventarissen en warehousing, interne communicatie, toepassingen op maat en nog veel meer.
  • Zowel een intranet als een extranet laat de gebruikers toe om efficiënter samen te werken in een afgeschermd, maar publiek bereikbaar medium. Daar de meeste mensen tegenwoordig over een internet verbinding beschikken maakt dit thuiswerk of ondersteuning voor vertegenwoordigers zonder meer een haalbare kaart.
  • Intranet en extranet oplossingen zijn onbeperkt in grootte en bijzonder rendabel. Zowel intranet als extranet besparen door op drastische wijze de productie- en distributiekosten te drukken van veel gebruikte papieren documenten en andere kantoor of administratie gerelateerde kosten.

Toegang tot een intranet of extranet wordt geregeld met behulp van een login mechanisme. Gebruikers die over een account beschikken kunnen zich met behulp van een paswoord, aanmelden. Eens aangemeld beschikken de gebruikers, naargelang hun machtigingen, over een waaier van informatie en functionaliteiten.
 

Back-Office en ERP integratie

Dergelijke van het publiek afgescheiden portalen, worden meestal ook met de bestaande back-office toepassingen, zoals het ERP, systeem verbonden. Zodoende kan informatie gecentraliseerd beheerd worden, doch waar nodig tegelijkertijd beschikbaar gesteld worden via een eenvoudige (en indien gewenst ge-encrypteerde) internet verbinding. Naast het optimaliseren van communicatie processen biedt een intranet of extranet tevens een waaier aan bijkomende informatie voor de beheerders die het portaal aanbieden, daar het gebruik ervan een belangrijke bron van informatie vormt op basis waarvan beslissingen aangaande het bedrijfsbeleid ondersteund kunnen worden.